como-elegir-provedor-de-facturacion-electronicaPara evitar que caer en manos de sistemas obsoletos, lentos o de pésima atención, es mejor conocer los elementos necesarios para elegir el mejor proveedor de facturación electrónica.

Cada empresa tiene ciertos requerimientos y necesidades, pero hay factores que son generales y que, sin importar si eres emprendedor o administrador de una gran compañía, debes considerar.

Después de un largo recorrido con diversos proveedores me di a la tarea de enlistar aquellas características que son indispensables para elegir al mejor proveedor, créeme esta lista te servirá.

Comencemos con lo más importante.

 Proveedor certificado (PAC)

Esto es básico. Como todo servicio es impórtate que este avalado por la autoridad, por ello debes verificar en el portal del SAT  la lista de los PAC (Proveedores Autorizados de Certificación).

Si el proveedor no aparece en esta en ese caso investiga si es debido a que no está avalado o tal vez sea un distribuidor. Es mejor preguntar con algún ejecutivo.

Recuerda que un Proveedor Autorizado de Certificación es el único que tiene las facultades otorgadas por el SAT para emitir CFDIs válidos y legales.

Hay empresas que son distribuidoras y tienen todo el respaldo de alguna PAC. A pesar de que no están en la lista del SAT pueden ofrecen la misma confianza ya que su programas de facturación está certificado y la atención a cliente suele ser personalizada.

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Página donde puedes verificar la lista de los PAC

Volumen de Facturación

El volumen de facturación dependerá mucho del giro de la empresa, conocer este factor es muy importante para elegir tu proveedor y el plan que más convenga a tu empresa.

Hay empresas que suelen emitir miles de facturas al mes, en ese caso debes asegurarte que tu proveedor tenga la capacidad de respaldarte.

El siguiente punto es muy importante

Especificaciones del programa de facturación

Para identificar si tu proveedor se adecua a las necesidades de tu empresa debes considerar si el sistema es por medio de la instalación de un software o directamente desde internet, además de preguntar en cuantas máquinas puede ser cargado el sistema en caso de que sea un software.

Un factor favorable es que la mayoría de los proveedores ofrecen su plataforma vía internet, esta situación facilita los procesos internos y el control de las facturación,  solo te recomiendo que en caso de que tu empresa maneje  COI ,SAE, SAP o algún ERP te asegures que el sistema sea compatible.

Historial de CFDI certificados

El SAT establece que el sistema de facturación debe conservar por un periodo mínimo de tres meses los CFDI certificados. Sin embargo  algunos proveedores de facturación electrónica tienen como política de empresa conservar por mayor tiempo esta información.

Lo recomendable es asegurarse que su sistema guarde la información general por un periodo mínimo de 6 meses, esto será de gran ayuda en caso de aclaración o duda respecto a alguna factura emitida.

Asesoría y Soporte

Probablemente no seas un experto en facturación electrónica y tendrás muchas dudas respecto al funcionamiento de los sistemas y del ciclo de facturación, por ello es impórtante que al contratar un sistema de facturación este te ofrezca asesoría y soporte para aclarar cualquier duda o problema.

Asegúrate que las opciones de soporte estén incluidas en su servicio (telefónico, chats, ticket, etcétera) y elije el que mejor satisfaga los requerimiento de tu operación.

Valida que una vez que hayas contratado el servicio, la capacitación que vayas a recibir sea tranquila, clara y precisa para que de esta manera entiendas perfectamente toda la funcionalidad del sistema.

Tiempo de los procesos

Debes considerar que el proveedor no demore más de 2 hrs. en enviarte una propuesta, pues eso habla mucho del compromiso que tiene con sus clientes,si tardarán en enviarte información, dime ¿Cuánto pueden tardar en algún incidente?

En cuestión de procesos, también debe ser eficiente, no tardar en activar tu servicio o timbrar tus facturas, este tipo de procesos deberán ser rápidos y fáciles de ejecutar.

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Hay empresas que tienen sistemas que suelen “caerse” o “trabarse”, estos programas son un verdadero dolor de cabeza, así que si te encuentras con un programa demasiado complejo es mejor que evalúes si en verdad te conviene, porque lo que menos deseas es perder el tiempo en un sistemas con características complejas.

Verifica que el programa que utilizan sea fácil de usar y cumpla con todo lo que necesitas,

En la siguiente imagen te muestro las características que debe tiene un programa de facturación electrónica:

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Características de un Sistema de Facturación Electrónica

¡Ojo! Es mejor probar el servicio antes de contratarlo

Precios específicos

Establece los costos y servicios que te ofrece un PAC, en muchos casos existen costos ocultos, plazos a cumplir o cargos extras que podrían provocar que gastes más de lo necesario.

Asegurarte de que los costos que te ofrecen sean por factura timbrada, ya que únicamente al obtener el timbre del SAT tu factura será válida y legal.

También es impórtate que conozcas las herramientas de las que dispones como: descarga de facturas en distintas presentaciones, envío por correo electrónico, validación, resguardo, etc.

Actualizaciones y Mejoras del Sistema

Todas las actualizaciones fiscales que se puedan establecer en estos tiempos no tienen por qué generarte algún gasto ya que estos cambios son por disposición oficial y es una obligación para el PAC estar vigente.

Las actualizaciones del sistema que utilices para una mejora de su servicio tampoco te deben generar algún costo, a menos que necesites alguna adecuación que este fuera de los lineamientos legales o del sistema que contrataste.

Condiciones de Uso

Ten presente que no todas las empresas funcionan de la misma manera. Existen emprendedores que realizan su facturación de forma personal, o empresas internacionales que tienen departamentos enteros dedicados a administrar su facturación.

Cualesquiera que sean tus necesidades, asegúrate de que el PAC que elijas te ofrezca herramientas y soluciones que se ajusten a ellas.

Algo que no debes olvidar establecer qué tiempo resguardaran tus facturas, como mínimo deberá ser 5 años que es el tiempo que el SAT solicita, lo que debe permitirte tener toda tu información segura y en un mismo lugar.

Recuerda, los planes de folios tienen vigencia, revisa que no los pierdas al llegar a este límite y de esta manera estés haciendo desembolsos incensarios.

Para finalizar te dejo algunos puntos adicionales que debes considerar al elegir el mejor proveedor de facturación electrónica.

  • Seguridad:Pregunta dónde estará resguardada tu información. Desde 2016 es necesario que la infraestructura de los proveedores esté montada en un Data Center ubicado en territorio nacional.
  • Confidencialidad:Lee cuidadosamente el contrato y evita a quien “se reserva el derecho” de utilizar tu información para fines comerciales o de mercadotecnia.
  • Experiencia:Pide referencias, no te conformes con ver los logotipos de grandes empresas en la página del candidato. Pide que te den acceso a un cliente que pueda comentarte su experiencia.

Si quieres conocer más sobre que preguntar hacer al contratar un servicio de facturación electrónica, te recomiendo que leas esta infografía:

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Preguntas que debes hacer antes de elegir un Proveedor de Facturación

No lo olvides Infórmate a profundidad sobre lo que cada empresa te ofrece y lo que estarás obteniendo por tu dinero.

La unión de estos aspectos te llevará a tener éxito en la administración de tus recursos económicos.

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