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En tu sitio web debes incluir una Carta de Presentación que resuma en unos cuantos párrafos todo lo que es tu empresa, lo cual servirá de gancho para que tus visitantes vean todo tu sitio y se interesen en lo que ofreces.

¿Cuál es el propósito de tener una carta de presentación?

El propósito de una Carta de Presentación es vender tu empresa. Su contenido deberá expresar una imagen favorable de la compañía.

Si logras que tu Carta de Presentación refleje exactamente lo que eres y lo que ofreces en una empatía plena con tus clientes potenciales, este no es más que el principio de las múltiples ventajas que dicho documento te dará.

La exposición de una empresa vía web puede parecer muy fría, porque no tiene la oportunidad de convencer a los clientes de la calidad de sus productos y servicios de manera directa, sin embargo, un mensaje acertado en la Carta de Presentación te puede ayudar a conseguir el contacto directo con tus clientes o proveedores.

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Haz que los internautas se sientan afín contigo

Como empresa debes conocer el perfil de tus clientes potenciales, así será más fácil que sepas cómo y qué decirles en tu Carta de Presentación.

Es necesario que refleje de manera fluida la información necesaria y prioritaria de lo que hace tu empresa, cómo lo hace y hacia dónde va, así como los logros obtenidos por estas conductas, para que tu presunto cliente sepa si lo que ofreces cubre sus expectativas y necesidades.

No es tan difícil, sólo tienes que pensar en función de qué es lo que ofrece tu empresa y qué piensas que los clientes esperan de ella, así te será más fácil crear empatía con ellos en la redacción de tu carta y lograrás posicionarte en sus mentes.

¿Dónde la puedes mostrar?

Si analizas distintos sitios web, la posición donde encuentras sus Cartas de Presentación varían muy poco, la mayoría se enfoca en ponerlas dentro de botones de navegación que se titulan: ¿Quiénes somos?, Nuestra empresa, Corporativo, Perfil Empresarial, Acerca de…, entre otros botones. Una minoría prefiere hacerlo directamente en la página principal, ya sea poniéndola completa o parcialmente con un link que lleve al texto completo.

Además de la página web, la carta de presentación se puede mostrar en las redes sociales de la empresa, difundir una versión en video o una presentación en PDF o cualquier otra forma de difusión que pueda difundir nuestro mensaje al mayor público posible.

Aplica sencillos tips para redactar tu carta

Para la redacción de tu carta te recomendamos por principio que busques a un profesional en comunicación que te ayude, pero si no, te recomendamos los siguientes sencillos pasos para que tú mismo la elabores:

#1 Estructura tus ideas en cuatro etapas:

  • Saludo. Personal, si la va a dirigir algún directivo; o general, escrita en nombre de la empresa.
  • Exposición. Descripción de la empresa con los productos o servicios que ofrece; parte de su historia; su misión y visión; objetivos; actividades; y los alcances de la empresa acompañados de sus reconocimientos más significativos.
  • Despedida. Aquí podrás agradecer a los internautas la visita a tu sitio web, exhortarlos a que la vean toda y que se unan a hacer equipo con tu empresa.
  • Firma. Esta es opcional, por si saludaste de parte de la empresa aquí sí debes poner la firma de un directivo que la represente o bien el logo de la compañía (puedes combinar ambos elementos).

#2 Sé Conciso

Procura estructurarla siempre en un máximo de cuatro a cinco párrafos

#3 Sé Puntual

Es imprescindible que te centres en la experiencia de la empresa, sus habilidades, así como en lo que ofrece.

#4 Sé Fluido

Ten en cuenta que es importante no aburrir a quien la lea, no te vayas a los rodeos, recuerda que casi siempre es posible decir lo mismo con menos palabras. Deja de lado los refranes, modismos y expresiones extranjeras innecesarias.

#5 Sé positivo

Nunca utilices negaciones, ya que ese tipo de palabras pueden causar un efecto psicológico contraproducente al objetivo de la carta.

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#6 Enlista

Si necesitas describir muchas cosas de un sólo conjunto, es preferible que enumeres, los listados se leen con más facilidad y causan mayor impacto que las frases largas.

#7 Sé Coherente

De principio a fin sé coherente en tus ideas y mucho ojo en no dejar pensamientos sueltos.

#8 Sé Dinámico

Sé dinámico en la presentación de tu carta, puedes apoyarte de gráficos, pero sin excederte, y sobre todo, mantén totalmente visible el logotipo de la compañía.

#9 Sé Original

Hay mil maneras de presentar y redactar tu carta, desde la forma más coloquial hasta la más formal, aquí lo que vale es tu creatividad conjugada con tu Imagen Corporativa. La mejor manera de redactarla siempre será la tuya.

¿Cómo sacarle provecho?

Debes contemplar las diversas maneras de hacer llegar este documento a tus clientes potenciales, a los ya cautivos, a los proveedores, así como a los internautas en general.

El sistema de mailing o posicionamiento en buscadores son otro recurso por el que puedes difundir tu Carta de Presentación, aquí te dejamos algunas propuestas:

A. Mailing. A través del correo electrónico puedes enviar tu carta a contactos personales, laborales y clientes para que la conozcan y cautivar a los clientes potenciales o proveedores.

En este ejemplo puedes ver como se presentan los servicios y valores de la empresa con un formato preparado para ser enviado por email:

Emailing

B. Buscadores.  Asegúrate de incluir en tu texto las palabras clave por las que te gustaría aparecer en las búsquedas naturales, y crear links hacia esta página.

C. Redes Sociales. El mayor consumo de tiempo en internet son las redes sociales. Es esencial que tu carta de presentación se encuentre reflejada en tu perfil en todas las redes sociales que utilices (facebook, twitter, linkedin, etc.)

D. Video. Según Alexa.com, Youtube.com es la tercera página más con más visitas del mundo (las primeras dos son Google y Facebook). Por lo que debes crear una versión en video de tu carta de presentación y tener presencia en esta página.

E. Versión Móvil. El crecimiento de los teléfonos inteligentes sigue a pasos agigantados, y cada vez más usuarios navegan y toman decisiones de compra desde sus equipos móviles. Para aprovechar esta oportunidad al máximo asegúrate que tu carta de presentación tenga una versión móvil.

Recuerda: la transparencia lleva a la credibilidad y confianza

Todos los elementos incluidos en ella, deberán estar sustentados, avalados y autorizados por los responsables de cada área o producto, para poder reflejar íntegramente y en pocas palabras el core business de la empresa.

La persona que tenga acceso a toda la información de una empresa logrará, a través de sus habilidades de redacción, que las audiencias obtengan lo que buscan en la compañía. Importante labor también es la de un diseñador que logre visualizar los conceptos principales para sintetizar con sus elementos creativos parte del contenido para reforzar y/o ubicar los mensajes principales, finalizó.

¡Adelante!

Ahora ya tienes todas las herramientas para tu Carta de Presentación. Sólo recuerda que lo que vale es tu creatividad conjugada con tu Imagen Corporativa. La mejor manera de redactarla siempre será la tuya.

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