¿Cómo Redactar la Carta de Presentación de tu Empresa?

Como ya lo hemos visto, el que tu empresa cuente con un sitio web es importante para hacer crecer tu negocio por Internet, medio de difusión y comunicación que miles de cibernautas utilizan cada día, sin embargo, en él debes incluir una Carta de Presentación que resuma en unos cuantos párrafos todo lo que es tu empresa, lo cual servirá de gancho para que tus visitantes vean todo tu sitio y se interesen en lo que ofreces.

Una carta es una radiografía que permite apreciar, desde el inicio de las primeras líneas de su contenido editorial, si lo escrito es capaz de atraer la atención del cibernauta que de manera accidental o con plena conciencia visita tu página, aseguró Roberto Sada, gerente de Comunicación y Relaciones Públicas de Pfizer NoLA.

Además es un acto social de cortesía, es el saludo y la presentación inicial de tu empresa y, según explicó Roberto Sada, la información vertida en ella es tan valiosa que pone en condiciones de entablar comunicación directa empresa-audiencias a cerca de sus intereses comunes en términos adecuados.

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Una Carta de Presentación es primordial en tu sitio web

Una buena Carta de Presentación debe ser capaz de dirigir a tu internauta hacia los datos más importantes de tu empresa como la visión, misión y calidad de la misma, por ende, debe reflejar la confianza que tus clientes potenciales pueden depositar en la compañía.

El propósito de una Carta de Presentación es vender tu empresa. Su contenido deberá expresar una imagen favorable de la compañía, puntualizó el Gerente de Comunicación y Relaciones Públicas de Pfizer NoLA.

Si logras que tu Carta de Presentación refleje exactamente lo que eres y lo que ofreces en una empatía plena con tus clientes potenciales, este no es más que el principio de las múltiples ventajas que dicho documento te dará, dijo Arturo Padilla, director de Marca de +Cuatro Diseño

La exposición de una empresa vía web puede parecer muy fría, porque no tiene la oportunidad de convencer a los clientes de la calidad de sus productos y servicios de manera directa, sin embargo, Arturo Padilla está convencido de que un mensaje acertado en la Carta de Presentación te puede ayudar a conseguir el contacto directo con tus clientes o proveedores.

Haz que los internautas se sientan afín contigo

Como empresa debes conocer a quiénes van dirigidos tus productos o servicios, es decir, el perfil de tus clientes potenciales, así será más fácil que sepas cómo y qué decirles en tu Carta de Presentación.

Es necesario que la Carta de Presentación refleje de manera grata y fluida la información necesaria y prioritaria de lo que hace tu empresa, cómo lo hace, hacia dónde va, así como los logros obtenidos por estas conductas, para que tu presunto cliente sepa si lo que ofreces y cómo lo ofreces cubre sus expectativas y necesidades, aseveró Asael Escamilla, departamento de ventas de Acrílicos Sablón.

No es tan difícil, dijo Asael Escamilla sólo tienes que pensar en función de qué es lo que ofrece tu empresa y qué piensas que los clientes esperan de ella, así te será más fácil crear una empatía con ellos en la redacción de tu carta y lograrás posicionarte en sus mentes.

Un ejemplo que Pfizer quiere compartir con NIC México en este sentido, es el que, siendo ésta una empresa farmaceútica, sus clientes consultan su sitio, entre otras cosas, para saber sobre su salud, por lo que Pfizer se pone en su lugar y hoy en día estamos remodelando el sitio para que el público en general capte el mensaje de que Trabajamos por un Mundo Más Saludable.

En la página web de Jumpy’s, vemos como uno de nuestros clientes ha logrado una carta de presentación clara y directa, donde el enfoque principal del servicio, y esencial para sus clientes, es la seguridad de los niños.

¿Dónde la puedes mostrar?

Generalmente cuando te presentas de manera física ante un cliente potencial, lo primero que haces es hablarle de lo qué es y ofrece tu empresa, esto es exactamente lo que debes procurar que pase en tu sitio web antes que nada. El internauta debe tener a la vista esta información para que te dé la oportunidad de envolverlo.

Esta carta representa el primer acercamiento con tus posibles clientes, es aquí donde debes enamorarlos, su función es tan vital para tu negocio que debes colocarla en un punto estratégico para que cumpla su objetivo, señaló Asael Escamilla.

Si analizas distintos sitios web, la posición donde encuentras sus Cartas de Presentación varían muy poco, la mayoría se enfoca en ponerlas dentro de botones de navegación que se titulan: ¿Quiénes somos?, Nuestra empresa, Corporativo, Perfil Empresarial, Acerca de…, entre otros botones. Una minoría prefiere hacerlo directamente en la página principal, ya sea poniéndola completa o parcialmente con un link que lleve al texto completo.

El Director de Marca de +Cuatro Diseño afirmó que dónde la coloques, dependerá del orden que lleve tu sitio web, pero teniendo en cuenta que mientras más esté a la vista, mayores serán las posibilidades de cautivar.

Además de la página web, la carta de presentación se puede mostrar en las redes sociales de la empresa, difundir una versión en video o una presentación en PDF o cualquier otra forma de difusión que pueda difundir nuestro mensaje al mayor público posible.

Aplica sencillos tips para redactar tu carta

Para la redacción de tu carta nuestros tres especialistas de éste artículo te recomiendan por principio que, de preferencia, busques a un profesional de la comunicación que te ayude, pero si no, Pfizer NoLA, +Cuatro Diseño y Acrílicos Sablón te recomiendan los siguientes sencillos pasos para que tú mismo la elabores:

  1. Divide tu texto. Estructura tus ideas en cuatro etapas:
    • Saludo. Personal, si la va a dirigir algún directivo; o general, escrita en nombre de la empresa.
    • Exposición. Descripción de la empresa con los productos o servicios que ofrece; parte de su historia; su misión y visión; objetivos; actividades; y los alcances de la empresa acompañados de sus reconocimientos más significativos.
    • Despedida. Aquí podrás agradecer a los internautas la visita a tu sitio web, exhortarlos a que la vean toda y que se unan a hacer equipo con tu empresa.
    • Firma. Esta es opcional, por si saludaste de parte de la empresa aquí sí debes poner la firma de un directivo que la represente o bien el logo de la compañía (puedes combinar ambos elementos).
  2. Concisión. Procura estructurarla siempre en un máximo de cuatro a cinco párrafos
  3. Puntualización. Es imprescindible que te centres en la experiencia de la empresa, sus habilidades, así como en lo que ofrece.
  4. Fluidez. Ten en cuenta que es importante no aburrir a quien la lea, no te vayas a los rodeos, recuerda que casi siempre es posible decir lo mismo con menos palabras. Deja de lado los refranes, modismos y expresiones extranjeras innecesarias.
  5. Sé positivo. Nunca utilices negaciones, ya que ese tipo de palabras pueden causar un efecto psicológico contraproducente al objetivo de la carta.
  6. Enlista. Si necesitas describir muchas cosas de un sólo conjunto, es preferible que enumeres, los listados se leen con más facilidad y causan mayor impacto que las frases largas.
  7. Coherencia. De principio a fin sé coherente en tus ideas y mucho ojo en no dejar pensamientos sueltos.
  8. Imagen y visibilidad. Sé dinámico en la presentación de tu carta, puedes apoyarte de gráficos, pero sin excederte, y sobre todo, mantén totalmente visible el logotipo de la compañía.
  9. Crea. Hay mil maneras de presentar y redactar tu carta, desde la forma más coloquial hasta la más formal, aquí lo que vale es tu creatividad conjugada con tu Imagen Corporativa. La mejor manera de redactarla siempre será la tuya.

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¿Cómo sacarle provecho?

Hemos trabajado en números anteriores en cómo debe ser el diseño de tu sitio web y la Carta de Presentación no debe ser la excepción, está debe ir homologada al diseño de todo el sitio, sin dejar atrás que debes ponerle un plus como el que sea dinámica, ilustrada y llamativa.

Además de agregarla a tu sitio web  en tu servicio de web hosting, también debes contemplar otras maneras de hacer llegar este documento a tus clientes potenciales, a los ya cautivos, a los proveedores, así como a los internautas en general.

El sistema de mailing o posicionamiento en buscadores son otro recurso por el que puedes difundir tu Carta de Presentación, dijo Asael Escamilla, quien nos explica sus propuestas:

A. Mailing. A través del correo electrónico puedes enviar tu carta a contactos personales, laborales y clientes para que la conozcan y cautivar a los clientes potenciales o proveedores.

En este ejemplo puedes ver como se presentan los servicios y valores de la empresa con un formato preparado para ser enviado por email:

Emailing

B. Buscadores.  Asegurate de incluir en tu texto las palabras clave por las que te gustaría aparecer en las búsquedas naturales, y crear ligas hacia esta página.

C. Redes Sociales. El mayor consumo de tiempo en internet son las redes sociales. Es esencial que tu carta de presentación se encuentre reflejada en tu perfil en todas las redes sociales que utilices (facebook, twitter, linkedin, etc.)

D. Video. Según Alexa.com, Youtube.com es la tercera página más con más visitas del mundo (las primeras dos son Google y Facebook). Por lo que debes crear una versión en video de tu carta de presentación y tener presencia en esta página.

E. Versión Móvil. El crecimiento de los teléfonos inteligentes sigue a pasos agigantados, y cada vez más usuarios navegan y toman decisiones de compra desde sus equipos móviles. Para aprovechar esta oportunidad al máximo asegúrate que tu carta de presentación tenga una versión móvil.

Recuerda: la transparencia lleva a la credibilidad y confianza

Todos los elementos incluidos en ella, deberán estar sustentados, avalados y autorizados por los responsables de cada área o producto, para poder reflejar íntegramente y en pocas palabras el core business de la empresa, explicó Roberto Sada.

La persona que tenga acceso a toda la información de una empresa logrará, a través de sus habilidades de redacción, que las audiencias obtengan lo que buscan en la compañía. Importante labor también es la de un diseñador que logre visualizar los conceptos principales, para sintetizar con sus elementos creativos, parte del contenido, para reforzar y/o ubicar los mensajes principales, finalizó.

¡Adelante!

Ahora ya tienes todas las herramientas para tu Carta de Presentación. Sólo recuerda que lo que vale es tu creatividad conjugada con tu Imagen Corporativa. La mejor manera de redactarla siempre será la tuya.

{ 10 comments… add one }

  • Sergio February 7, 2014, 12:25 PM

    Información muy completa y de vital importancia, sin duda presentaré a mi empresa de una mejor forma. ¡Muchas Gracias!

  • admin February 9, 2014, 2:42 PM

    Que bueno que te gusto.
    gracias por leernos.

  • Diego Ramoss February 10, 2014, 7:29 PM

    Hola, muy buen post saludos

  • Leyla February 11, 2014, 10:25 AM

    Me dio bastante idea de como escribir la carta de presentación de mis servicios. Gracias!!

  • Jairo Guzmán February 13, 2014, 9:21 AM

    Excelente Articulo, en ocasiones existimos personas que queremos hacer algo diferente y tal vez no sabemos como hacerlo, el que existan paginas como esta, dirigidas a los emprendedores, en lo personal, me resulta de gran utilidad, muchas gracias por su trabajo.

  • admin February 13, 2014, 2:22 PM

    Que bueno que te gusto el artículo. Siempre estamos tratando de ofrecer buenos contenidos para los emprendedores.

  • admin February 13, 2014, 2:24 PM

    Gracias a ti por leernos.

  • admin February 13, 2014, 2:24 PM

    Que bueno que te gusto. Tus comentarios son importantes para mejorar nuestro contenido.

  • admin March 10, 2014, 4:20 PM

    Así es, en general le será de utilidad a aquellas empresas que desean estructurar sus páginas web de manera exitosa. Gracias por tu comentario.

  • Carlos Cortes July 16, 2014, 8:53 AM

    Muchas gracias por su información. Estoy llevando a cabo la reestructura de mi página web y he tomado en cuenta todos sus consejos. Espero terminar pronto.

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